オフィス移転・事務所移転までの流れ｜オフィス移転・引越ガイド

STEP1　移転目的の確認

まず、「何のために移転するのか」という目的を明確にしておきましょう。

移転目的の例

固定費の削減
業務効率の向上
業務の拡大
企業イメージの向上
オフィス環境の改善
戦略的拠点づくり
ワークスタイルの変化への対応
周辺環境の変化への対応

STEP2　解約予告期間の確認

オフィス契約解除の際には、前もってオーナーやビル管理会社に解約予告をすることが義務づけられています。現オフィスの解約・退去に関する取り決めを確認しておきましょう。一般的に、解約希望日の3カ月もしくは半年以上前という場合が多いです。

STEP3　原状回復条件の確認

オフィス明け渡しの際には、普段の使用で出た損耗を除いて、原状回復する必要があります。原状回復の条件と方法について、オーナーやビル管理会社に確認をしておきましょう。

STEP4　移転先検討・決定

移転の目的、業務内容に基づいて、規模、立地などの条件を設定し、さらに各条件の優先順位を決定します。

立地
- 社員の通勤時間・費用の増減
- 最寄駅からの所有時間
- 取引先へのアクセス
- 周囲の環境
設備
- 有効面積、室内形状の確認
- 電気容量、電話回線、光通信
- 空調システム、及び使用時間
- OAフロアの有無
- 駐車場の確保
コスト
- 賃料、預託金

≪契約≫

賃貸借契約書の内容を確認し捺印後、保証金の受渡しをもって契約となります。一般の住宅に比べ、オフィスの賃貸借契約は、内容が複雑で項目も多岐にわたるため細かい注意が必要です。
（入居申込書／手付金／契約書の作成／面積／契約面積／賃料起算目／支払時期／支払い方法／改定時期／敷金／保証金／共益費／付加使用料／特別工事／原状回復／解約）

STEP5　移転計画立案

移転日の決定：
各部門との調整、同じビルに入る他社の引越予定など移転先の条件を考慮して決定しましょう。
スケジュール作成：
移転希望日をもとに、必要な作業・スケジュールの整理を行います。
移転には、様々な工事や作業がつきものであるため、詳細なスケジュールを組むのはなかなか難しいものです。
ミスター総務では、そんなお客様の声を反映してスケジュール作成を無料にて行っております。
お気軽にご相談ください。（移転スケジュール作成例はタイムスケジュールのページをご確認ください）

タイムスケジュール

STEP6　手続き庶務関係

オフィス・事務所の移転には様々な手続き・庶務が必要になります。

引越見積依頼（オフィス家具や什器備品など、現場をみてもらうとよいでしょう）
電話回線の移転（移転場所により電話番号が変更になる場合がありますので、NTT116に聞いておきましょう）
インターネット関連（プロバイダなどへ早めに手続きをするようにしましょう）
設備機器（リース契約をしている場合は、リース会社への連絡も必要です）
郵便物の転送手続き（無料）
移転挨拶状の手配
社内印刷物の作成
預託金の返還時期の確認
取引業者への連絡

STEP7　オフィスプランニング

ミスター総務では、必要なスペースの算定や基本レイアウトのご提案を行っております。
相談料はいただきません。

詳しくはオフィス設計・プランニング、オフィスレイアウト、オフィスデザイン・内装デザインをご覧ください。

オフィス設計・プランニング

オフィスレイアウト

オフィスデザイン・内装デザイン

STEP8　内装・設備・インフラ工事

電気工事、内装工事、電話工事、 LAN工事等の作業は、各専門会社に依頼します。
しかし、各業者への連絡・打合せ・スケジュール調整等の諸業務はご担当者様にとってかなりの負担になります。
ミスター総務では全てをご提供しておりますので、打合せなどがワンストップでおこなえ、お客様のご負担を軽減いたします。また気がかりなスケジュール管理もいたしますので、安心してお打合せに専念いただけます。

詳しくはオフィスパーティション工事・内装造作、セキュリティ工事、電気工事、電話・LAN工事、空調・防災工事をご覧ください。

STEP9　引越し作業

オフィス・事務所の移転は個人の引越しとは違い、複雑で面倒です。
また最近は情報漏洩の問題も絡んできておりますので、しっかりした管理の元での引越しが重要です。
ミスター総務では作業員の身元を管理しております。さらに廃棄証明はご希望により提出しております。
また、作業前の什器転用の計画・ナンバーリング・ビル管理への申請、作業時の現場管理も行いますので、お客様は確認としてお立会いいただくだけで結構です。

詳しくはオフィス移転・引越をご覧ください。

オフィス移転・引越

STEP10　関係官庁への届出

オフィス・事務所の移転の移転に伴い、下記の届け出が必要になります。

官公署	手続内容	届出場所（管轄）	届出時期
法務局	本店移転登記	移転前の管轄法務局	移転後（2週間以内）
税務局	異動届（新旧の管轄税務署へ届出が必要です）	移転前及び移転後の管轄税務署	移転後
都税事務所	異動届	移転前の管轄都税事務所	移転後
社会保険事務所	事業所所在地変更届	移転前の管轄社会保険事務所	移転前可
労働基準監督署 ※	名称所在地変更届	移転後の管轄労働基準監督署	移転後（10日以内）
職業安定所 ※	雇用保険事業所変更届	移転後の管轄職業安定所	移転後（10日以内）
郵便局	郵便物届出変更届	移転前の受持郵便局	移転前